Capaciteitsmanagement; geen onmogelijke uitdaging in de GRZ!

Capaciteitsmanagement in de GRZ is een ingewikkeld organisatievraagstuk voor behandelaren, managers en planners.

Elke revalidant heeft een eigen multidisciplinair revalidatieprogramma, dat per week qua frequentie, intensiteit en samenstelling kan wisselen. Maar de meeste behandelaren hebben een arbeidsovereenkomst met vaste uren per week. Hierdoor ontstaat een spanningsveld tussen het voorgeschreven behandelprogramma en hetgeen past in de agenda van de behandelaren.

Daarnaast werken in de GRZ veel behandelaren niet alleen voor de revalidatie, maar ook voor de bewoners van verpleeghuizen of patiënten in de eerste lijn. De ervaring leert dat de revalidatie en de eerste lijn een directer beroep doen op de inzet van de behandelaar dan bijvoorbeeld de bewoners in de WLZ, waardoor de capaciteit van de behandelaar onbewust verschuift naar daar waar de meeste vraag lijkt te liggen of waar het hardst getrokken wordt. De vraag is dan of de bewoner van de WLZ nog wel voldoende wordt behandeld?

Dat is vanzelfsprekend niet de bedoeling, maar is wel wat er vaak gebeurt. Onder andere doordat vanuit de historie de revalidatie vanuit de AWBZ veel voorspelbaarder was. De meeste organisaties hadden een beperkt aantal bedden, een wachtlijst waardoor de bedden altijd bezet waren en ook het behandelprogramma in de ZZP-9 was laag intensief en voor veel cliënten ongeveer gelijk. Er was van oudsher dus eigenlijk geen vraagstuk rondom de capaciteit.

Het vraagstuk

Dat is anno 2019 wel anders! Er zijn veel meer variabelen die invloed hebben op de benodigde capaciteit van behandelaren. Waarbij al deze variabelen in wisselende samenstelling elkaar beïnvloeden. Denk dan bijvoorbeeld aan onverwacht meer ELV cliënten of juist meer revalidanten met een cva. Of denk aan een combinatie van meerdere variabelen, er zijn lege bedden maar wel revalidanten in de ambulante DBC. De behandelfrequentie in de ambulante DBC is meestal lager, maar de complexiteit van het plannen van behandelafspraken in de ambulante DBC is groter. Immers een ambulante revalidant wil graag terugkomen voor de revalidatie, mits alle behandelingen op 2 dagen aaneengesloten zijn gepland. Kan er dan capaciteit worden afgeschaald?  En hoeveel dan? Of zou er geschoven moeten worden met de werktijden of dagen?

En hoe voorkom je dan dat er, bij een toenemende vraag in de GRZ, gekozen wordt voor de oplossing van de zogenaamde ‘communicerende vaten’, waardoor de bewoners op de WLZ minder behandeling krijgen dan is besloten in het zorgplan, zodat de revalidanten wel behandeld kunnen worden?

Inzicht

In Roosterplatform worden alle behandelingen gepland en kun je altijd vooruitkijken naar de komende weken. Hierdoor ontstaat inzicht in de benodigde en beschikbare capaciteit. Elke wijziging in het revalidatieplan van de cliënt wordt meteen verwerkt in Roosterplatform, inzicht in de benodigde capaciteit is daarmee ook meteen via het dashboard beschikbaar.

En met dit inzicht kan de organisatie (lees: de planner, de manager, de discipline en/of de behandelaar) de benodigde capaciteit gaan analyseren. Sluit de beschikbare capaciteit wel aan op de behandelprogramma’s? Klopt de verdeling van de capaciteit over de dagen waarop behandeld wordt? Hebben we bijvoorbeeld ook op de woensdagmiddag en de vrijdagmiddag voldoende capaciteit? En welke flexibiliteit hebben we eigenlijk nodig om voldoende te kunnen op- en afschalen om aan de wisselende vraag te kunnen voldoen?

Op basis van inzicht in de capaciteit kan de organisatie eventueel ook gaan spelen met de variabelen waar ze invloed op heeft en onderzoeken welk effect dit heeft op de vraagstukken rondom de capaciteit en daarmee samenhangend, de kwaliteit van de agenda’s van de cliënt en de behandelaar.

Invloed

In Roosterplatform kan de organisatie met de variabelen spelen door de roosterstrategieën te veranderen. De roosterstrategieën bepalen de kwaliteit van de agenda van de cliënt en de behandelaar. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de groepen niet meer door een vaste behandelaar worden gegeven? En wat als de behandelingen voor cliënten met parkinson bijvoorbeeld pas na 11.00 gepland mogen worden?  En wat gebeurt er met de planning als Roosterplatform ook de lunches van behandelaren gaat plannen tussen, laten we zeggen, 12.00 en 13.30? En als we dezelfde behandelaar ook in de ambulante DBC én in de eerste lijn hoofdbehandelaar laten blijven? Deze en vele andere analyses kunnen in Roosterplatform eenvoudig worden onderzocht en daarmee biedt Roosterplatform ook voor de capaciteitsvraagstukken een mooie oplossing.

Wilt u meer weten over wat roosterplatform voor u kan betekenen? Voor meer informatie klik hier of neem contact met ons op!

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>