De noodzaak van geautomatiseerd centraal plannen in de GRZ

Sinds de overheveling van de GRZ van de AWBZ naar de ZVW is er veel veranderd. Organisaties kunnen door de differentiatie in de DBC’s veel meer behandeling inzetten.

De afgelopen jaren is de complexiteit van de multidisciplinaire behandelpaden enorm toegenomen.

Ook zien we dat de klinische revalidatieduur flink afneemt. Dat betekent dat bij gelijkblijvend aantal bedden het aantal cliënten fors toeneemt.

De wijze van plannen is bij veel organisaties echter nog hetzelfde als voorheen. Daar waar vroeger de behandelaren dit gemakkelijk zelf konden plannen vraagt de planning nu echt iets anders.

De complexiteit van de planning wordt bepaald door vele factoren,  bij opname moeten de behandelingen direct worden gestart, de cliënt die zijn/haar specifieke wensen en eisen heeft, het voorgeschreven behandelprogramma met veel meer behandelingen per week, de wekelijkse mutaties hierin, de werktijden van de behandelaren, de beschikbaarheid van middelen en ruimtes en de vele nieuwe opnames en ontslagen.

Het uit het hoofd en met de hand plannen van deze al maar toenemende complexiteit is volgens ons een onmogelijke klus. Dit betekent rekening houden met alle wensen en eisen van organisatie tot cliënt, zorgen dat het voorgeschreven behandelprogramma van de cliënt leidend is én ook nog de productiviteit in de gaten houden dat wordt te veel voor het menselijk brein. En daarnaast is dit ook nog eens een continu proces waar dagelijks mutaties in plaatsvinden.

Twee Manieren

In de jaren ervaring als zelfstandige consultant ben ik twee manieren van plannen tegen gekomen.

1e Behandelaren plannen zelf. Dat kost elke behandelaar veel tijd. Organisaties schatten dat dit zo maar 30-60 minuten per dag, per behandelaar kost. Ook betekent dit dubbelplanningen, onduidelijkheid bij cliënten, een lagere productiviteit en dus lagere waarde van de DBC’s. Ook is niet altijd duidelijk of alles wat in het behandelprogramma is voorgeschreven ook daadwerkelijk wordt gepland. Wat gebeurt er met een behandeling als de behandelaar een dagje vrij is? Heeft de organisatie helder wat zij daarmee wil?

2e Centraal plannen op een planbord in bijvoorbeeld Excel of in het ECD. De planner probeert dan alle afspraken, wensen, eisen en uitzonderingen per cliënt, behandelaar en behandelprogramma te plannen. Dit is al lastig als er weinig mutaties zijn. In de GRZ zijn echter altijd veel mutaties; het behandelprogramma wordt bijgesteld, er komt een ziekenhuisbezoek tussendoor, cliënten gaan naar huis, gaan door in de ambulante DBC,  etc. Het echt goed plannen en rekening houden met alles is voor een mens eigenlijk zo goed als onmogelijk en kost sowieso veel tijd.

Gezien de grote turnover en variatie in de behandelprogramma’s is mijn inziens een centrale planning met een goede software oplossing een must. Grip krijgen op de planning, kunnen sturen op de behandelprogramma’s vraagt om iets anders dan het oude vertrouwde. Plannen in de GRZ is niet meer iets is wat je er even naast kunt doen. Een goede planning vraag om een professionele aanpak en de juiste tools.

Impact

De impact van een efficiënte en doelgerichte planning op het aantal te behandelen cliënten en het te leveren behandelprogramma is enorm. Uit onze opgebouwde statistieken blijkt duidelijk dat dit een significante factor is. Hier kan het verschil zitten tussen winst of verlies draaien als organisatie, het optimale behandelplan kunnen leveren en daarmee de kwaliteitsborging van de organisatie.

Roosterplatform is een bewezen geautomatiseerde tool om de planner maximaal te helpen bij het plannen van het multidisciplinaire behandelprogramma van de cliënt, de agenda van de behandelaren, de ruimtes en de middelen.

Wilt u meer weten over wat roosterplatform voor u kan betekenen? Voor meer informatie klik hier of neem contact met ons op!