Product

Wat is Roosterplatform

Om duidelijk te maken wat roosterplatform nu exact is, denken we dat het goed is om ook te zeggen wat we niet zijn. We zijn dus niet “een erg handig planbord met automatische regels”.

Wat zijn we dan wel?

De magie van het Roosterplatform zit in het volledig automatisch vullen van de agenda’s. Roosterplatform is hét hulpmiddel om het voorgeschreven behandelprogramma van de cliënt daadwerkelijk te kunnen plannen en eventuele knelpunten inzichtelijk te maken en te helpen oplossen.

Wat plannen we?

Wekelijkse wijzigingen in een revalidatieprogramma zijn eerder regel dan uitzondering. Het gemakkelijk kunnen wijzigen van het revalidatieprogramma is dus ook belangrijk. Elke aanpassing moet vanzelfsprekend ook worden verwerkt in de agenda van de revalidant en de behandelaar. Op de digitale behandelkaart kunnen behandelaren gemakkelijk zelf een reeks behandelingen, een soort behandeling of een enkele afspraak toevoegen of de frequentie aanpassen.

Hoe doen we dat?

Vanuit een ECD ontvangen we de gegevens van de patiënt. Naam, identificatie nummer en behandelplan. De behandelaren met hun specialisaties zijn ook in Roosterplatform te vinden. Met deze gegevens kan er wel handmatig gepland worden, maar voor het Roosterplatform en dus automatisch agenda’s vullen is dit niet voldoende. We hebben een roosterstrategie nodig. Oftewel op niveau van organisatie, afdeling, behandelaar en patiënt moeten de verschillende wensen en eisen worden  ingevoerd. Met de ingevoerde roosterstrategie heeft het Roosterplatform genoeg gegevens om te gaan puzzelen en de agenda’s te vullen.

Het automatisch genereren gebeurt:

  1. Op basis van roosterstrategie
    • Op niveau van de revalidant, bijvoorbeeld
      •  Eis: Minimale rusttijd tussen behandelingen is xx minuten 
      •  Eis: Maximale aantal behandelingen per dagdeel is xx 
      • Wens: Elke dinsdag pas na 13:00 behandelingen inplannen
    • Op organisatieniveau, bijvoorbeeld
      • Eis: Er moet altijd xx minuten pauze worden gepland na behandeling xx
      • Eis: Er kunnen maximaal xx revalidanten in groep xx
      • Eis: De agenda van discipline xx moet voor xx%  gevuld zijn met directe cliënt contacten 
    • Op niveau van behandelaren, bijvoorbeeld
      • Eis: Elke dag tussen 12 en 13 een half uur lunchpauze.
      • Eis: Elke week minimaal 4 uur administratie
      • Wens: Elke vrijdag na 16:00 geen behandeling plannen
  2. Op basis van beschikbaarheid van ruimtes 
  3. Op basis van beschikbaarheid middelen
 

Wat levert het op?

Dit betekent dat het puzzelen en schuiven in agenda’s van cliënten en behandelaren, gekoppeld aan de capaciteit en de beschikbaarheid van ruimtes en middelen, niet meer door de planners maar door de software wordt uitgevoerd. De software presenteert binnen seconden de optimale agenda voor alle revalidanten en behandelaren én alle knelpunten die door conflicterende eisen, capaciteitsproblemen of beperkingen in middelen en ruimtes niet zijn op te lossen. De software geeft inzicht in de knelpunten en doet tevens voorstellen voor het oplossen van deze knelpunten. De rol van de planner verschuift van het matchen van de agenda’s naar het oplossen van resterende knelpunten en het steeds beter maken van de agenda’s.

Maximaal plannen behandelprogramma’s

  • Het volledige voorgeschreven behandelprogramma van de revalidanten wordt gepland;
    • Individuelen behandelingen en groepen met één of meerdere behandelaren.
    • Rekening houdend met wensen en eisen van de revalidant
    • In diverse ritmes en frequenties
  • Met verschillende planningshorizonnen, bijvoorbeeld 1 week vooruitplannen voor de revalidanten in de kliniek en bijvoorbeeld 8 weken vooruitplannen bij specialistische programma’s.
  • Mutaties in plannen in bestaande planning, zonder te wijzigen in de reeds uitgegeven agenda’s van revalidanten.

Optimaal plannen agenda van de behandelaar

Nieuwe rooster agenda
  • Op basis van beschikbaarheid
  • Op basis van specialisatie
  • Op basis van behandelrelatie
  • Op basis van de door de organisatie bepaalde productiviteitsnormen

Capaciteitsmanagement

Op basis van de voorgeschreven behandelprogramma’s en de beschikbaarheid van de behandelaren wordt inzage gegeven in de benodigde capaciteit,op niveau van
  • Discipline
  • Specialisatie
  • Organisatiecluster

Sturing op behandelprogramma’s (dbc’s)

Op basis van de door de organisatie opgegeven kostprijzen en tarieven de toegestane inzet binnen bandbreedtes vergelijken met de geplande en de gerealiseerde inzet van behandelaren. (Eind 2019 beschikbaar)

Wachtlijst management

Op basis van alle voorgeschreven revalidatieprogramma’s bij de huidige revalidanten in combinatie met de verwachte beschikbaarheid van de behandelaren zal roosterplatform voorstellen doen voor het oproepen van revalidanten van de wachtlijst. (Eind 2019 beschikbaar)

Inzicht

  • Ontsluiten data t.b.v. onderzoek welke zorgpaden gemiddeld worden geleverd per diagnosegroep
  • Diverse rapporten worden opgeleverd om inzicht te krijgen in
    • Geplande versus geleverde behandelingen
    • Gepland versus voorgeschreven behandelprogramma
    • Hoeveel beschikbaarheid/inplanbaarheid